Грамотная работа в Word

Часто сталкиваюсь с тем, что люди не умеют корректно работать в программах типа MS Word и ей подобных. Хотя обычно большинство из них уверены, что все отлично делают.

Чаще всего это проблема всех новичков, недавно научившихся в той или иной мере пользоваться вордом (а иногда и у «старичков» 😉 ). Проблема появляется тогда, когда человек, создавая документ, не знает основной «философии» работы в подобных программах, набирает текст «абы как», вставляя кучу пробелов где нужно и не нужно и т.п., стремясь к одному – «главное, чтобы выглядело как нужно». Часто со временем это приводит к выработке каких-то своих «хитростей», то есть, к изобретению достаточно некачественного велосипеда. С другой стороны, если документы создаются только чтобы их распечатать и забыть про них, а также имеют достаточно маленький размер, то такой подход вполне жизнеспособен. Но, думаю, применение правильного подхода все же может очень облегчить жизнь даже в таких случаях. Если же эти документы хранятся и предполагается их дальнейшее изменение вами или, тем более, другими людьми, то при «самобытном» способе их изготовления может начаться настоящий хаос.

Все дальнейшие рекомендации можно и нужно применять не только в MS Word, но и во всех других программах подобного плана (OpenOffice.org Writer, AbiWord, Google Docs, StarOffice и прочие, разве что к программе «Блокнот» далеко не все применимо 🙂 ), и даже в более серьезных программах, предназначенных для профессиональной верстки текстов. Также предполагается, что человек все же имеет какой-никакой опыт работы в используемой им программе.

Итак, самое главное, забудьте вначале о внешнем виде документа, «зримое не важно» 🙂 Нужно выработать привычку набирать сначала «чистый» текст, а уже потом его украшать. В этой статье я хочу описать принципы правильного создания чистого текста и его структуры, в следующей — способы «украшения» такого текста и несколько полезных «в быту» приемов.

Итак начну…

Пробелы

В первую очередь – никогда не используйте в тексте больше одного пробела. В частности, это относится к пробелам перед каждым абзацем для того, чтобы сделать красную строку или отступ перед текстом. Иногда с помощью пробелов выравнивают текст по центру или по правому краю, что является «большим грехом» 🙂

Также не очень хороши «случайные» вставки двух/трех пробелов между словами вместо одного.

Почему так делать плохо? Аргументировать могу только тем, что с такими документами в дальнейшем ужасно неудобно работать и модифицировать их. Представьте себе, к примеру, «картину»: вы сделали большой документ (для сгущения красок можно представить, что это какая-то книга) и все красные строки сделали с помощью пробелов, но вдруг неожиданно вам по каким-либо причинам нужно увеличить/уменьшить все отступы красной строки… Первый вариант, это сидеть и руками добавлять или удалять в каждой красной строке нужное количество пробелов. Второй вариант более продвинут, но все равно «не здравый» – использовать поиск и замену по всему документу, «сказав» программе «замени все подряд идущие 4 пробела на 8 подряд идущих пробелов» (можно еще усугубить условие авто-замены, чтобы не заменилось что-то лишнее), но это именно тот случай, когда изобретается «неудобный велосипед».

Справедливости ради стоит отметить, что бывают ситуации, где легче в каком-то участке текста использовать более одного подряд идущего пробела, но это лишь исключения из правил, которые если и случаются, то очень-очень редко.

Грамотность набора (знаки препинания + пробелы)

Аспект, который касается любого набора текстов, где бы то ни было. Это правильность набора текста в плане уместного использования пробелов между знаками препинания. С этим вообще у многих проблемы, хотя правил набора текста достаточно мало и нужно лишь захотеть, чтобы начать их успешно применять.

Целостность абзацев

Вообще нужно как-то наказать того человека, который придумал объяснять назначение кнопки Enter как: «Это кнопка для того, чтобы текст перенести на следующую строку» 🙂

На самом же деле кнопка Enter нужна только для того, чтобы сделать новый абзац, и никак иначе. Еще с помощью нее можно делать «пустые абзацы» для увеличения расстояния между абзацами.

Те, кто сильно проникся вариантом «чтобы текст перенести на следующую строку» жмут Enter в конце каждой строки, создавая таким образом искусственный перенос текста на новую строку внутри воображаемого абзаца (воображаемого потому, что по факту это будет не один абзац, а много маленьких абзацев).

На самом же деле любой редактор переносит текст автоматически, и об этом пользователю не нужно беспокоиться. Когда вы нажимаете клавишу Enter, редактор понимает, что весь написанный блок является самостоятельными абзацем. Такой подход приносит массу удобств для последующего оформления/форматирования текста. Нажатие же Enter`а в конце каждой строки приносит лишь массу «головной боли» и ни грамма плюсов.

К примеру, попробуйте изменить формат листа для документа, у которого каждая строка перенесена с помощью Enter`а на новую строку, и вы увидите, как текст документа «скукожится» (если уменьшить размер листа) или же не будет заполнять лист во всю ширину (если увеличить лист). Правильно же набранный текст (в смысле абзацев) в какой формат листа не помести — он везде будет хорошо выглядеть, так как он будет постоянно заполнять лист во всю ширину (как вода в сосуде 🙂 ).

Пример плохого и хорошего абзаца

Для наглядности приведу пример. Синими точками обозначены пробелы, символ обозначает нажатие кнопки Enter (символ конца абзаца).

Неправильный «абзац»

Пример неправильного "абзаца"
Пробелами сделана красная строка, нажатие Enter`а в конце каждой строки, да еще и искусственное создание выравнивания текста по ширине с помощью пробелов 😥

Правильный абзац

Пример правильного абзаца
Чистота и порядок, прямо идиллия 🙂

Текст с «новой страницы»

Если вам нужно, чтобы какая-то часть документа начиналась обязательно с новой страницы, не используйте кучу Enter`ов (пустых абзацев). Так как если вы вдруг решите что-то изменить выше по тексту, весь текст ниже может «поплыть» и нужно будет заново просматривать документ для расстановки нужных кусков текста с начала новых страниц.

Часто в программах есть возможность вставить «Разрыв страницы». В MS Word для этого нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter, курсор перескочит на новую страницу, и если на месте курсора расположить нужные текст, он всегда будет начинаться с начала новой страницы, какие бы не происходили сдвиги текста вверху. Разрыв страницы является неким «скачком», к примеру, из середины листа в начало следующего листа.

Заголовки и логическая структура документа

Очень часто, когда хотят сделать заголовок (всего документа и подзаголовки), просто пишут нужные текст, изменяют его размер на больший по сравнению с остальным текстом, добавляют ему жирности и т.п. И это не правильно…

Во всех программах, про которые эта статья, есть понятие заголовков, т.е. подразумевается, что вы можете выделить нужный абзац и указать, что этот абзац является заголовком, и больше ничего делать не нужно. Причем, указывать заголовки нужно с учетом их иерархии, поэтому вы можете указать не только факт заголовка как такового, но и еще какого именно он уровня: «Заголовок 1 уровня», «Заголовок 2 уровня», «Заголовок 3 уровня» и т.д.

Выбор уровня заголовка в MS Word 2007 Выбор уровня заголовка в MS Word 2003 Выбор уровня заголовка в OpenOffice.org Writer Выбор уровня заголовка в Google Docs

Пока не обращайте внимания на то, что такие заголовки могут выглядеть не так, как бы вам хотелось. Главная идея в том, чтобы программа могла «опознавать» логическую структуру документа, где располагается обычный текст, а где заголовки, и кто чей «ребенок».

Эта возможность очень полезна. Так, к примеру, в некоторых программах потом можно автоматически сгенерировать красивое оглавление документа с названиями глав и адекватными номерами страниц этих глав, не затратив для этого никаких усилий.

Часто в программе присутствует удобный способ навигации по структуре документа (которую можно использовать, только если в документе правильно размечены заголовки). Эта функция просто мега полезна при частой работе с большими документами (книги, сценарии и т.п.).

Так же немаловажна возможность изменять в дальнейшем внешний вид этих заголовков в несколько кликов и лишиться «удовольствия» делать это вручную для каждого из них.

«Скелет» готов

В следующей статье я расскажу, как можно оформлять такой чистый текст на примере различных программ.

Автор

  • Вот эта статейка, а я то думал что работаю в ворде правильно, оказывается столько нюансов. Особенно понравилось про сонтр+энтер, а я мучался над курсачами, сдвигал текст энтерами, а оказывается всё просто. Молодец автор, тебе зачёт, я даже сохраню твою статейку, чтобы ничего не забыть в будущем, она мне явно ещё пригодится!!!

  • Pingback: Грамотная работа в Word. Продолжение | Заметки разработчика()

  • оксана

    ❗ ❗ ❗ 🙄 по поводу статьи. очень нужная. пишите еще .просто человекам лень тратиться на коментарии.человеки не ленитесь. нажмите пару кнопок.

  • Alex

    Автору уважуха и респект! Нужная информация, продолжай в том же духе!

  • Спасбо за статью!
    с вордом вечно у меня плохо складывалось.
    Возьму Ваши советы на вооружение!

  • Ольга

    Собственно, нового для себя ничего не узнала. Хотя в общем статья полезная.

  • Анна

    Да, ничего так, здорово, мне очень понравилась эта статья, особенно про Ctrl+Enter (вообще круть!!!).))))Ну что могу сказать автору: просто отлично, спасибо большое!!!

  • Вобщем про это все знал, кроме ctrl+enter 🙂 Все время лез в меню «Вставка — Разрыв страницы» 🙂

  • Иван

    Спасибо. Пиши ещё.

  • Екатерина

    Большое спасибо за статью. Мне помогло это разобраться во многих вопросах. Такое просое изложение и с примерами)))

  • А мне про заголовки понравилось, никогда не понимала как там с этим оглавлением быть .. Впринципе, хоть и не совсем все поняла, но просвет какой-то есть ) Спасибо за науку )

  • Труп Одиночка

    большое спасибо:))) нужная информация)

  • Оксана

    Ezoterik, спасибо большое за статью!Всё ясно и понятно!

  • Татьяна

    СПасобо большое. очень всё доступно и наглядно изложенно. буду дальше изучать, т.к.в данный момент пишу курсовик.

  • Людмила

    Еще и еще спасибо! Как почитать продолжение?

  • Вячеслав

    Не смог пропустить эту статью. Хотя она уже и не свежая…
    Думал, что я такой один. Оказываеться еще такой есть!
    Меня всегда коробило от табуляции для красной строки, пробелов для центрирования, нового абзаца для отступа. Но при этом утверждения о том, что работать в Word-е умеет.
    Это просто не желание изучать продукт, и как следствие, безграмотность!
    PS. Для любителей приколов типа Ctrl-Enter, попробуйте Shift-F3.

  • Вячеслав, в плане свежести, думаю, она еще долго будет актуальна 🙂

    Людмила, продолжение находится здесь — http://dev.ezoterik.info/gramotnaya-rabota-v-word-2/

  • Ольга

    Спасибо автору. Пишите еще, пожалуйста. Очень полезная информация!

  • Valentina

    Спасибо!Спасибо! Спасибо! Я бухгалтер, уже давно «на заслуженном», и осваивала печать на компе, как на пишущей машинке. Тогда все устраивало, инструкции по освоению Word у меня нет, все «методом тыка». Очень хочу научиться набирать правильно, чтобы можно было размещать печатные тексты в инете. Еще раз — огромное спасибо!

  • Clumba228

    спасибо братиш, мое изучение этого космического корабля под названием ворд 2007 я начал с твоей статьи. и сразу сэкономил себе кучу времени. для чайников ты стал неоценимым вкладом )))

  • Luziya Zakieva

    как писать формулы? помогите пожалуйста дроби не могу сделать

  • Guzel4ik

    Всё доступно изложено, спасибо огромное!!! А как работать в Exel не учите?

  • Sattarsul

    Согласен с посетителями, работаю в ворде давно, знал что есть простой способ редактирования, но просто ленился изучать) Автору ЗАЧЕТ.

  • Merzuka

    Просто замечательная статья! Спасение! Спасибо огромное автору, положув закладки и выучу на наизусть!

  • gfable2

    Автор молодцом! 🙂
    выпусти краткую обучалку по exel и access 🙂

  • Даша

    вот такая проблема:ворд почему то не видит вторую половину листа,не хочет набирать текст,хотя все параметры расставленны правильно,и в этом месте нет «невиденых знаков»,подскажите в чем проблема,и что делать

  • Лина

    Человек, спасибо, выручил вовремя. От души, бро)